Privacyverklaring

Het Motran AI Platform (hierna: het platform) wordt aangeboden door Motran B.V. (Motran), gevestigd aan de Jacob Bontiusplaats 9, 1018 LL Amsterdam, ingeschreven bij de KvK onder nummer 42114831, bereikbaar via motran.ai. Deze verklaring beschrijft welke gegevens het platform verwerkt wanneer een organisatie en haar medewerkers het gebruiken, en waarom. Voor de functies van het platform is de organisatie waarvoor iemand werkt verantwoordelijk voor de gegevens en verwerkt Motran ze in haar opdracht. Voor het verbeteren van het platform is Motran zelf verantwoordelijk (zie Waarvoor).

Voor wie

Het platform is bedoeld voor bedrijven. Een beheerder van een klantorganisatie voegt medewerkers toe op hun zakelijke e-mailadres. Alleen die medewerkers kunnen inloggen, met hun bestaande Google Workspace- of Microsoft-account. Het platform kent geen eigen wachtwoorden.

Welke gegevens

• Accountgegevens: naam en e-mailadres uit het inlogaccount, de rol binnen de organisatie en de functie die een gebruiker zelf invult. Bij het inloggen bewaart het platform het IP-adres en de browser van die sessie. Wie probeert in te loggen met een adres dat geen toegang heeft, daarvan bewaart het platform het e-mailadres en wanneer het was.
• Gekoppelde systemen: alleen wat een gebruiker zelf koppelt, met zijn of haar eigen rechten: bijvoorbeeld e-mail, agenda en contacten, chats en kanalen, bestanden en documenten, boekhouding, CRM, planning en projectbeheer. Het platform leest daaruit wat nodig is voor een vraag of workflow. Waar de gebruiker dat bij het koppelen toestaat, kan het ook schrijven: bijvoorbeeld een concept, een afspraak, een document of een boeking maken of wijzigen, of een e-mail of chatbericht versturen. Welke systemen te koppelen zijn, staat in het platform onder Koppelingen.
• Chatapps en de desktop-app: een gebruiker kan ook met de assistent chatten vanuit een chatapp zoals Slack, en met de desktop-app bestanden laten lezen uit mappen die hij of zij op de eigen computer deelt.
• Gesprekken en documenten: de vragen die een gebruiker stelt, de antwoorden, de bestanden die een gebruiker uploadt, en wat de assistent maakt: concept-e-mails, rapporten, pagina’s, afbeeldingen en bestanden zoals PDF, Excel en PowerPoint.
• Workflows: de workflows die een gebruiker instelt, en per uitvoering wat de assistent heeft gelezen en gedaan. Een workflow kan ook vanzelf starten, bijvoorbeeld op nieuwe e-mail of op een vast tijdstip.
• Zoeken op internet en openbare registers: voor openbare informatie, zoals het adres of KvK-nummer van een bedrijf, kan de assistent op internet zoeken of een webpagina ophalen. Een btw-nummer, wisselkoers, kenteken, adres of het gemeten weer zoekt hij op bij de Europese Commissie, de Europese Centrale Bank, de RDW, het Kadaster of het KNMI; daarheen gaat alleen dat nummer, die postcode met huisnummer of die datums. Standaard vraagt hij de gebruiker voor elke zoekopdracht eerst om toestemming; de beheerder kan dit uitzetten.
• Spraak: wie inspreekt in plaats van typt, krijgt de tekst in het invoerveld. De opname wordt alleen omgezet in tekst en niet bewaard.
• Vergaderingen: een gebruiker kan een vergadering opnemen of een opname uploaden en krijgt het gesprek uitgeschreven, per spreker, met de namen die hij of zij de sprekers geeft. Kiest de gebruiker de afspraak uit de eigen agenda, dan neemt het platform daarvan de titel en de namen van de deelnemers over. Om de sprekers uit elkaar te houden worden stemkenmerken tijdens het uitschrijven gebruikt; het platform bewaart ze niet en gebruikt ze niet om iemand te herkennen. De opname wordt bewaard tot het gesprek is uitgeschreven en dan verwijderd; lukt het uitschrijven niet, dan blijft ze ongeveer een week bewaard zodat de gebruiker het opnieuw kan proberen. Een verwijderde opname kan Motran daarna nog 14 dagen terugzetten. Wie opneemt, vertelt de deelnemers dat vooraf; of een vergadering mag worden opgenomen, bepalen de gebruiker en de organisatie.
• Wat de assistent onthoudt: wat een gebruiker over zichzelf vertelt of de assistent vraagt te onthouden, zoals een voorkeur voor de manier van schrijven. De gebruiker ziet, wijzigt en verwijdert dit zelf onder Over jou.
• Skills en instellingen: skills die gebruikers schrijven, en wat de beheerder vastlegt, zoals het bedrijfsprofiel en de huisstijl.
• Logboek en verbruik: van iedere actie van de assistent wordt vastgelegd welk systeem is bevraagd, hoeveel gegevens zijn opgehaald en of de actie was toegestaan. Per gebruiker wordt het verbruik van het taalmodel bijgehouden.
• Feedback: wat een gebruiker als feedback geeft, met de pagina en, bij feedback op een gesprek, het gesprek waarover het gaat. Bij feedback met tekst of een duim omlaag krijgt Motran een e-mail dat er feedback is, met de organisatie en het scherm, zonder wie het gaf of wat er staat.
• Gebruik van schermen: welke schermen een gebruiker opent en hoe lang, op wat voor apparaat, hoe breed het venster is en of het platform licht of donker wordt getoond, niet wat erop staat. Tijd telt alleen zolang het tabblad zichtbaar is en de gebruiker iets doet. Hiervoor plaatst het platform geen cookie en bewaart het niets op het apparaat.

Wat het platform schrijft of verstuurt

Een e-mail of chatbericht wordt alleen verstuurd na een klik van de gebruiker. Een andere wijziging in een gekoppeld systeem, zoals een boeking of een pagina, toont het platform eerst als voorstel; de gebruiker kan het aanpassen en voert het uit met één klik. De beheerder van de organisatie kan per actie instellen dat een wijziging direct gebeurt, eerst gevraagd wordt of nooit mag. Voor versturen en enkele andere acties kan de beheerder alleen kiezen tussen eerst vragen en nooit.

Wie ziet wat

Gesprekken, concepten, bestanden en pagina’s zijn alleen zichtbaar voor de gebruiker die ze maakte, tot hij of zij ze deelt met collega’s binnen de organisatie. Vergaderingen zijn alleen zichtbaar voor de gebruiker die ze opnam. Beheerders zien het verbruik en het logboek. Het logboek toont per actie welk systeem is bevraagd, door wie, of het is gelukt en een korte omschrijving, zoals de naam van een klant, leverancier of kanaal en een bedrag. De inhoud van gesprekken, e-mails of documenten die niet met hen zijn gedeeld, zien beheerders niet. Daartoe aangewezen medewerkers van Motran kunnen alle gegevens in het platform inzien om storingen te onderzoeken, gebruikers te helpen en het platform te verbeteren, behalve wachtwoorden, sleutels en de toegangsgegevens van gekoppelde systemen: de gesprekken met de assistent, ook die van workflows en van de assistenten voor workflows en skills, met wat gekoppelde systemen daarin teruggaven en wat de assistent daarin schreef; de uitgeschreven vergaderingen met hun samenvatting; concepten, bestanden, documenten, skills en projecten; wat de assistent over een gebruiker onthoudt; en wat nodig is om het platform te beheren, zoals de gebruikers en de instellingen. De gegevens in gekoppelde systemen zien zij alleen voor zover het platform ze ophaalde. Elk gesprek, elke vergadering, de tekst van een bestand en wat de assistent over een gebruiker onthoudt, wordt vastgelegd zodra een medewerker het opent (zie de verwerkersovereenkomst, artikel 5).

Waarvoor

Om vragen van medewerkers te beantwoorden met gegevens uit hun eigen systemen, om documenten te maken, en om werk voor te bereiden dat een medewerker beoordeelt voordat er iets de deur uit gaat, zoals een antwoord op een e-mail of een inkoopfactuur om te boeken. De grondslag daarvoor bepaalt de organisatie. Het platform gebruikt de gegevens niet voor advertenties, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om modellen te trainen.

Daarnaast gebruikt Motran gegevens om het platform te verbeteren: welke schermen gebruikers openen en hoe lang, de feedback die zij geven, de gesprekken en de uitgeschreven vergaderingen. Hiervoor is Motran zelf verantwoordelijk, op grond van een gerechtvaardigd belang: een platform dat beter aansluit op wat gebruikers ermee doen. Wie daar bezwaar tegen heeft, kan dat melden via privacy@motran.ai.

Gegevens uit Google-diensten

Het gebruik van gegevens die het platform ontvangt uit Google API’s volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten, met de uitzondering hieronder. Gegevens uit Gmail, Google Agenda, Google Drive en Google-contacten worden alleen gebruikt voor de functies die de gebruiker in het platform ziet: zijn of haar eigen e-mail, afspraken, bestanden en contacten doorzoeken en lezen, en waar de gebruiker dat toestaat concepten, afspraken en documenten maken of wijzigen en e-mail versturen. Ze worden niet aan derden overgedragen, behalve aan de subverwerkers voor zover nodig om die functies te leveren, niet gebruikt voor advertenties, en niet gebruikt om algemene AI- of machine learning-modellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen. Mensen lezen ze alleen met toestemming van de gebruiker, zoals bij feedback op een gesprek of een vraag om hulp, voor beveiliging of om aan de wet te voldoen. De uitzondering: medewerkers van Motran kunnen een gesprek of de uitvoering van een workflow waarin zulke gegevens staan ook lezen om een storing te onderzoeken of om het platform te verbeteren (zie Wie ziet wat).

Waar en door wie

Het platform draait op Microsoft Azure in de Europese Unie: de applicatie, de database en de bestanden. Taalmodellen, spraakherkenning en het maken van afbeeldingen worden aangeroepen via Azure in de EU; gegevens die aan een model worden aangeboden, worden niet gebruikt om dat model te trainen. Zoeken op internet en het ophalen van een webpagina lopen via Firecrawl in de Verenigde Staten; daarheen gaan de zoekvraag en het webadres die de assistent opstelt, die de gebruiker standaard eerst ziet. Een opzoeking in een openbaar register gaat rechtstreeks naar dat register. Tokens voor gekoppelde systemen worden versleuteld opgeslagen met een sleutel die alleen een afgeschermd onderdeel van het platform kan gebruiken. Welke partijen dit zijn, waarvoor en waar, staat op de lijst van subverwerkers.

Bewaartermijnen

Toegangstokens worden verwijderd zodra een gebruiker een koppeling verbreekt of door de beheerder wordt gedeactiveerd. Een gebruiker kan een gesprek verwijderen, desgewenst met de bestanden en pagina’s die erin zijn gemaakt, en kan zijn of haar eigen bestanden, vergaderingen en wat de assistent onthoudt verwijderen. Het uitgeschreven gesprek van een vergadering blijft bewaard tot de gebruiker de vergadering verwijdert.

Niet alles wat een gebruiker verwijdert, verdwijnt helemaal. Bewaard blijven:

• het logboek van acties, met wat de assistent daarbij aan een gekoppeld systeem vroeg, en de concepten en voorstellen van het platform, ook als het gesprek waarin ze ontstonden is verwijderd;
• pagina’s, dashboards, workflows en projecten die een gebruiker verwijdert: ze verdwijnen uit de lijst, maar blijven bewaard met hun eerdere versies, de uitkomsten van een dashboard en de bestanden van een project;
• de uitvoeringen van een workflow, met wat de assistent daarin las en deed, en bij een workflow die op nieuwe e-mail start de afzender en het onderwerp van die mail;
• feedback, ook als het gesprek waarover die ging is verwijderd.

Al het overige wordt bewaard zolang de organisatie klant is en maximaal twaalf maanden daarna, of korter als de organisatie dat vraagt, tenzij een wettelijke plicht anders vereist. Back-ups van de database worden 35 dagen bewaard. Een verwijderd bestand of een verwijderde opname kan Motran nog 14 dagen terugzetten. De logboeken van de platformonderdelen worden na 30 dagen verwijderd.

Rechten

Gebruikers kunnen een koppeling op elk moment zelf verbreken in het platform. Het platform verwijdert dan zijn toegang, en trekt de toestemming ook bij het systeem zelf in waar dat systeem dat toelaat. Verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens lopen via de beheerder van de organisatie, die verantwoordelijk is voor de gegevens; komt zo'n verzoek bij privacy@motran.ai binnen, dan stuurt Motran het door. Een verzoek of bezwaar over het verbeteren van het platform handelt Motran zelf af. Motran is verwerker voor de klantorganisatie; de verwerkersovereenkomst hoort bij de Platformvoorwaarden die de organisatie heeft geaccepteerd. Wie vindt dat er niet goed met persoonsgegevens wordt omgegaan, kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Vragen over deze verklaring: privacy@motran.ai.