Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en onderwerp

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de Platformvoorwaarden tussen Motran B.V. (Motran, de verwerker) en de klant (de verwerkingsverantwoordelijke). Ze regelt hoe Motran persoonsgegevens verwerkt die de klant en zijn gebruikers in het Motran AI Platform (het platform) brengen, zoals artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vraagt. Welke gegevens, van wie en waarvoor staat in bijlage 1. Wat persoonsgegevens betreft, gaat deze overeenkomst voor de Platformvoorwaarden.

2. Instructies

Motran verwerkt de persoonsgegevens alleen om het platform aan de klant te leveren en volgens de instructies van de klant, met de uitzondering in artikel 5. Die instructies zijn deze overeenkomst, de instellingen die de beheerder in het platform kiest en de opdrachten die gebruikers het platform geven. Is Motran wettelijk verplicht gegevens anders te verwerken, dan meldt Motran dat vooraf aan de klant, tenzij de wet dat verbiedt. Vindt Motran een instructie in strijd met de AVG, dan meldt Motran dat direct.

3. Geheimhouding

Iedereen die namens Motran toegang heeft tot de persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht.

4. Beveiliging

Motran neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen. Bijlage 3 beschrijft ze. Motran kan maatregelen vervangen, zolang het niveau van beveiliging niet daalt.

5. Inzage door Motran en verbeteren van het platform

Om storingen te onderzoeken en gebruikers te helpen, kunnen daartoe aangewezen medewerkers van Motran alle gegevens van de klant in het platform inzien, behalve wachtwoorden, sleutels en de toegangsgegevens van gekoppelde systemen. Dat zijn de gesprekken met de assistent, met wat gekoppelde systemen daarin teruggaven, ook die van workflows en van de assistenten voor workflows en skills; de uitgeschreven vergaderingen met hun samenvatting en deelnemers; concepten, met de e-mail waarop ze antwoorden; de tekst van bestanden en documenten; skills, projecten en hun instructies; wat de assistent over een gebruiker onthoudt; en wat nodig is om het platform te beheren, zoals de gebruikers, de instellingen en de opdrachten van workflows. De gegevens in gekoppelde systemen zien zij alleen voor zover het platform ze ophaalde. Om gebruikers te helpen of een storing te verhelpen kunnen zij ook instellingen van de klant in het platform aanpassen, zoals het bedrijfsprofiel, de huisstijl en of een workflow aanstaat. Zij loggen daarvoor in met een persoonlijk account met tweestapsverificatie. Elk gesprek, elke vergadering, de tekst van een bestand en wat de assistent over een gebruiker onthoudt, wordt vastgelegd met wie en wanneer zodra een medewerker het opent; op verzoek geeft Motran de klant daarvan een overzicht.

Motran gebruikt gegevens ook om het platform te verbeteren. De medewerkers lezen daarvoor gesprekken en vergaderingen om te zien welke vragen gebruikers stellen, waar het platform tekortschiet en wat onduidelijk is. Verder houdt het platform bij welke schermen gebruikers openen en hoe lang, en ontvangt Motran de feedback die gebruikers geven. Voor dit doel is Motran zelf verwerkingsverantwoordelijke; de privacyverklaring beschrijft het. De klant stemt ermee in dat Motran de gegevens daarvoor gebruikt.

6. Subverwerkers

• De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. Welke subverwerkers Motran inschakelt, waarvoor en waar, staat op de lijst van subverwerkers (bijlage 2).
• Een nieuwe of andere subverwerker meldt Motran ten minste dertig dagen vooraf aan de beheerder. Maakt de klant binnen die termijn gemotiveerd bezwaar, dan zoeken partijen samen een oplossing; lukt dat niet, dan kan de klant de overeenkomst beëindigen tegen de datum van de wijziging.
• Motran legt elke subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op als deze overeenkomst Motran oplegt, en blijft tegenover de klant verantwoordelijk voor die subverwerker.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Motran verwerkt de persoonsgegevens in de Europese Economische Ruimte, behalve waar de lijst van subverwerkers voor een subverwerker een land daarbuiten noemt. Doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met de waarborgen die hoofdstuk V van de AVG vraagt. Gegevens die een gebruiker zelf naar een gekoppeld systeem stuurt, vallen onder de afspraken van de klant met dat systeem.

8. Rechten van betrokkenen

Gebruikers kunnen veel van hun eigen gegevens zelf verwijderen, zoals gesprekken en bestanden, en hun koppelingen zelf verbreken. Bij andere verzoeken van betrokkenen, zoals inzage, correctie of verwijdering, helpt Motran de klant binnen een redelijke termijn. Komt een verzoek rechtstreeks bij Motran binnen, dan stuurt Motran het door aan de klant, behalve wanneer het de verwerking in artikel 5 betreft waarvoor Motran zelf verantwoordelijk is.

9. Datalekken

Motran meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan de klant, uiterlijk binnen 48 uur nadat Motran die heeft ontdekt. De melding beschrijft wat er is gebeurd, welke gegevens en betrokkenen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen en voorgestelde maatregelen, voor zover die op dat moment bekend zijn. De klant beslist over een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen; Motran helpt daarbij.

10. Bijstand en controle

Motran helpt de klant bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens, voor zover dat de verwerking in het platform betreft. Motran geeft de klant de informatie die nodig is om na te gaan of Motran deze overeenkomst naleeft. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na schriftelijke aankondiging, ten hoogste eenmaal per jaar en op kosten van de klant, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming van Motran aantoont.

11. Bewaren en verwijderen

• Toegangstokens voor gekoppelde systemen worden verwijderd zodra een gebruiker een koppeling verbreekt of door de beheerder wordt gedeactiveerd.
• Wat een gebruiker zelf verwijdert, verdwijnt uit het platform. Sommige gegevens blijven bewaard tot het einde van de bewaartermijn hieronder, zoals het logboek van acties en de voorstellen van het platform; de privacyverklaring noemt ze.
• Al het overige bewaart Motran zolang de overeenkomst loopt. Na het einde verwerkt het platform niets meer voor de klant en verwijdert Motran de persoonsgegevens uiterlijk twaalf maanden na het einde, of eerder als de klant dat vraagt, tenzij een wettelijke plicht bewaren vereist. Wil de klant de gegevens terug, dan spreken partijen vóór het einde af in welke vorm.
• Back-ups en herstelbare kopieën van verwijderde gegevens worden na een vaste termijn overschreven. De privacyverklaring noemt de termijnen.

12. Aansprakelijkheid en looptijd

Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt de regeling in de Platformvoorwaarden. Deze overeenkomst loopt zolang Motran persoonsgegevens voor de klant verwerkt. Verplichtingen die naar hun aard doorlopen, zoals geheimhouding, blijven ook daarna gelden.

Bijlage 1. Gegevens, betrokkenen en doeleinden

Doel: het leveren van het platform aan de klant, met de functies die het platform biedt, en het beveiligen en ondersteunen daarvan. Daarnaast het verbeteren van het platform, waarvoor Motran zelf verwerkingsverantwoordelijke is (artikel 5).

Betrokkenen:

• medewerkers van de klant die het platform gebruiken;
• personen in de e-mail, agenda, chats, documenten en vergaderingen van gebruikers;
• contactpersonen van klanten, leveranciers en andere relaties in de gekoppelde systemen;
• andere personen over wie de klant gegevens in het platform brengt.

Gegevens:

• van gebruikers: naam, e-mailadres, functie, rol, inloggegevens van de sessie (zoals IP-adres en browser), instellingen, gebruik en verbruik, wat de assistent op hun verzoek over hen onthoudt, en de feedback die zij in het platform geven;
• gesprekken met de assistent, met vragen, antwoorden en wat gekoppelde systemen daarin teruggeven;
• gegevens uit gekoppelde systemen, zoals e-mail, agenda, chats, contacten, documenten, boekhouding, CRM en planning, voor zover een gebruiker of workflow ze opvraagt;
• bestanden die gebruikers uploaden of vanaf hun computer laten lezen, en wat het platform maakt, zoals documenten, pagina's en afbeeldingen;
• concepten en voorstellen van het platform, en een logboek van elke actie in een gekoppeld systeem;
• spraak en vergaderingen: opnamen, die alleen bewaard worden tot ze zijn uitgeschreven, en de uitgeschreven tekst met de namen van sprekers en deelnemers.

Het platform is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Brengt de klant die toch in het platform, dan zorgt de klant voor een grondslag.

Bijlage 2. Subverwerkers

De subverwerkers staan op de lijst van subverwerkers, met waarvoor en waar zij gegevens verwerken. De systemen die de klant zelf koppelt, zijn geen subverwerkers van Motran: de klant heeft daar een eigen overeenkomst mee, en het platform werkt met de rechten van de gebruiker die koppelt.

Bijlage 3. Beveiligingsmaatregelen

• Het platform draait bij een cloudleverancier in de Europese Unie. Verbindingen van gebruikers en tussen de onderdelen van het platform zijn versleuteld.
• Gebruikers loggen in via het zakelijke account van hun werkgever; het platform kent geen eigen wachtwoorden. Een onbekend e-mailadres krijgt geen toegang.
• Gegevens van verschillende klanten zijn in de database gescheiden met beveiliging per rij: elke opvraging is gebonden aan één klant. Gesprekken, concepten en eigen bestanden zijn daarnaast per gebruiker afgeschermd, ook voor de beheerder.
• Toegangstokens voor gekoppelde systemen worden versleuteld opgeslagen met een sleutel per klant. Die sleutel is zelf versleuteld met een sleutel die alleen het afgeschermde onderdeel van het platform kan gebruiken dat met gekoppelde systemen praat. Ieder ander onderdeel heeft geen toegang tot de tokens.
• Elk onderdeel van het platform heeft een eigen databaserol met alleen de rechten die het nodig heeft. De database en de opslag accepteren geen wachtwoorden of gedeelde sleutels.
• Het platform werkt in gekoppelde systemen met de rechten van de gebruiker zelf. Een e-mail of chatbericht wordt alleen verstuurd na een klik van een gebruiker; andere wijzigingen ook, tenzij de beheerder een actie op direct zet.
• Elke actie in een gekoppeld systeem wordt gelogd. Grenzen aan het aantal acties en een maandbudget per gebruiker beperken wat een fout of misbruik kan aanrichten.
• Medewerkers van Motran loggen in met tweestapsverificatie; hun inzage in gesprekken, vergaderingen, de tekst van bestanden en wat de assistent over een gebruiker onthoudt, wordt vastgelegd (artikel 5).
• Dagelijkse back-ups van de database. Verwijderde bestanden zijn nog korte tijd herstelbaar.
• Afhankelijkheden worden automatisch gecontroleerd op bekende kwetsbaarheden. Meldingen van fouten en ongebruikelijk gedrag gaan direct naar Motran.

Contact

Vragen over deze overeenkomst en melding van een beveiligingsprobleem: privacy@motran.ai.