Niets zonder jouw akkoord
Lezen doet de assistent meteen. Een wijziging zie je eerst als voorstel, en versturen gebeurt alleen als jij klikt.
Lezen gebeurt meteen
Een vraag beantwoorden, een document zoeken of mails samenvatten doet de assistent direct. Daar verandert niets door in je systemen.
Een paar dingen haalt de assistent pas op als jij dat goedvindt. Dat zijn gevoelige gegevens, zoals de winst-en-verliesrekening en het grootboek in Exact Online, en zoeken op internet. Je ziet dan een kaart met wat hij wil ophalen en de knop Ophalen.
Een wijziging zie je eerst
Wil de assistent iets veranderen in een systeem, zoals een relatie aanmaken, uren schrijven of een Notion-pagina aanpassen, dan zet hij het eerst klaar. In de chat zie je een kaart met het logo van het systeem. Bovenaan staat wat er gebeurt, bijvoorbeeld "Nieuwe relatie in Exact", met daaronder de relatie, het document of de taak waar het om gaat. Gaat er een bestand uit de chat mee, dan klik je erop om het te bekijken. Zolang er "Nog niet uitgevoerd" onderaan staat, is er niets veranderd.
- Lees de wijziging na. Je ziet precies wat er verandert.
- Klopt een waarde niet, pas haar dan aan in de kaart.
- Klik op Uitvoeren. Wil je het niet, klik dan op Verwijderen.
Na Uitvoeren blijft er één regel met een vinkje over. Meer dan wat op de kaart stond, gebeurt er niet.
Meerdere nieuwe mappen in OneDrive of SharePoint staan op één kaart, met een naam per regel. Pas een naam aan of haal een regel weg, en klik één keer op Uitvoeren om ze allemaal te maken.
Heb je alle kaarten van een antwoord uitgevoerd of verwijderd, dan stuurt de chat zelf "Uitgevoerd." en gaat de assistent verder. Vraag je om een factuur voor een nieuwe klant, dan zet hij eerst de relatie klaar. Na jouw klik zet hij de factuur klaar, zonder dat je iets hoeft te typen.
Wat een workflow klaarzet, vind je niet in de chat maar op Staat klaar. Daar werkt het op dezelfde manier.
Versturen doe je zelf
Een mail schrijft de assistent als concept. Versturen gebeurt alleen als jij op Versturen klikt. Daarna heb je nog vijf seconden om op Ongedaan maken te klikken. Hoe dat gaat, lees je in Een mail laten beantwoorden en versturen.
Let op: Sommige acties vragen altijd om jouw klik, wat je beheerder ook instelt. Dat zijn een mail versturen of in je concepten zetten, een verkoopfactuur in Exact Online verwerken of mailen, een afspraak in Google Agenda of Outlook Agenda maken of aanpassen (de gasten krijgen een mail), op een uitnodiging in Outlook antwoorden (de organisator krijgt een mail), een bericht in Microsoft Teams versturen (de anderen lezen het meteen), een taak in Planner maken of aanpassen (wie de taak krijgt, krijgt een mail), je automatische antwoord in Outlook instellen (iedereen die je mailt krijgt het) en een bestand uit de chat opslaan in Google Drive of OneDrive.
Iets verwijderen in je systemen kan de assistent niet. Daar is geen actie voor.
Wat je beheerder instelt
Je beheerder kiest onder Beheer, Koppelingen per systeem welke acties de assistent mag. Per actie zijn er drie keuzes:
- Eerst vragen: een medewerker beslist. Een wijziging zet de assistent klaar. Iets ophalen doet hij pas na een klik op Ophalen. Voor een wijziging is dit de standaard.
- Direct: de assistent doet het zonder te vragen. Bij een wijziging zie je in de chat meteen de regel met het vinkje. Klik op het pijltje om te zien wat er veranderd is.
- Nooit: de assistent kan het niet, in de chat en in geen enkele workflow.
Niet elke actie heeft alle drie de keuzes. Een concept-mail is altijd eerst een voorstel. De acties uit de lijst hierboven kunnen nooit op Direct. Hoe je beheerder dit instelt, staat in Systemen aanzetten voor het bedrijf.
Werkt het niet?
- De assistent zegt dat hij iets niet mag. Misschien staat de actie op Nooit, staat het systeem uit voor het bedrijf, of koppelde je het systeem met Alleen lezen. Koppel het opnieuw met schrijven, of vraag het je beheerder.
- Na Uitvoeren staat er een melding in de kaart. Lees wat er staat. Meestal is er niets veranderd, en zegt de melding wat je kunt doen. Bij "Niet alles is aangepast" kijk je in het systeem zelf wat er staat.
- Een workflow haalde iets niet op. Een workflow kan niet om je klik vragen. Open de workflow en klik bij die actie op Altijd toestaan. Dat geldt alleen voor jouw runs van die workflow.