Bedrijfsprofiel en huisstijl
Vertel de assistent wat je bedrijf doet en geef documenten je logo, kleuren en lettertype.
Waarvoor het is
Het bedrijfsprofiel is een korte tekst over je bedrijf. De assistent leest die bij elk gesprek en bij elke workflow, zodat hij weet wat het bedrijf doet en voor wie.
De huisstijl is je logo, je kleuren en je lettertype. De assistent gebruikt ze in de documenten die hij voor je maakt.
Je vindt beide in Beheer, op het tabblad Bedrijf. Klik linksonder op je naam en kies Beheer.
Overnemen van de website
De snelste manier: laat Motran de website van het bedrijf lezen.
- Kijk bij Van de website of het adres klopt. Standaard staat het maildomein van het bedrijf er.
- Klik op Ophalen. Dit duurt ongeveer tien seconden.
- Je ziet wat er gevonden is: het Bedrijfsprofiel, de Kleuren, het Lettertype en het Logo. Pas de tekst of een kleur aan als iets niet klopt.
- Vink aan wat je wilt overnemen en klik op Overnemen.
Een profiel of logo dat er al staat, wordt alleen vervangen als je het aanvinkt. Er komen alleen kleuren uit die goed leesbaar zijn op wit papier.
De eerste beheerder ziet deze stap ook meteen na de eerste keer inloggen, onder Je bedrijf en huisstijl.
Het bedrijfsprofiel invullen
- Controleer onder Bedrijfsprofiel de Naam van het bedrijf.
- Schrijf bij Over het bedrijf wat het bedrijf maakt of doet, voor wie, hoe groot het is en wat er bijzonder is. Twee tot vijf zinnen is genoeg.
- Klik op Opslaan.
De assistent gebruikt het profiel vanaf het volgende gesprek.
Wil je dat de assistent weet wie wat doet, bijvoorbeeld naar wie een vraag over levertijden moet? Zet dan in het profiel een lijst met collega's: per regel de naam, het e-mailadres en wat iemand doet.
Let op: Het profiel gaat mee in elk gesprek van elke collega. Zet er geen wachtwoorden of klantgegevens in, alleen wat iedereen over het bedrijf mag weten.
Het Maildomein kun je niet zelf wijzigen. Neem daarvoor contact op met Motran (zie Contact en support).
De huisstijl instellen
Onder Huisstijl stel je in:
- Logo: PNG of JPEG, tot 1 MB. Klik op Uploaden of Vervangen. Het logo dat er staat, zie je klein naast de bestandsnaam. Zonder logo staat de bedrijfsnaam linksboven op de PDF.
- Lettertype: TTF of OTF, één variant, tot 4 MB. Zonder eigen lettertype gebruikt de PDF Helvetica.
- Hoofdkleur: voor kopjes, de tabelkop en de lijn onder de titel. In Excel voor de kopregel.
- Tweede kleur: voor de ondertitel, de datum en de voettekst.
Klik op het vakje met de kleur: in het vlak kies je hoe fel en hoe licht, met de balk eronder de tint. Je kunt ook de code typen of plakken, bijvoorbeeld #1f3a5f, of zet de keuze naast de code op RGB en typ de waarden voor rood, groen en blauw (0 tot 255). Klik daarna op Kleuren opslaan.
Rechts zie je een Voorbeeld van de opmaak. Wil je de echte PDF zien, klik dan op Voorbeeld-PDF downloaden.
Waar de huisstijl terugkomt
| Document | Logo | Kleuren | Lettertype |
|---|---|---|---|
| Linksboven | Ja | Ja | |
| Excel | Als je erom vraagt | Hoofdkleur in de kopregel | Nee |
| PowerPoint | Ja | Ja | Nee |
Een PDF die je in een gesprek vraagt, maakt de assistent als pagina in je huisstijl, met het logo bovenaan. De Voorbeeld-PDF laat de PDF zien die een workflow maakt.
Een presentatie krijgt je eigen lettertype niet. PowerPoint zou het vervangen door een ander lettertype op elke computer die het niet heeft. Vraag je de assistent om het logo ergens in een document te zetten, dan gebruikt hij het logo uit de huisstijl.
Werkt het niet?
- "De website liet zich niet lezen": probeer een ander adres, bijvoorbeeld de pagina "Over ons", of vul alles zelf in.
- Het lettertype "is niet vrij te downloaden": heeft het bedrijf er een licentie voor, upload het bestand dan zelf bij Lettertype.
- "Het logo kon niet worden overgenomen": klik op Open het op de website, sla het logo op en upload het als PNG of JPEG.
- "Dit is geen PNG of JPEG" of "Het bestand is te groot": sla het logo op als PNG of JPEG van maximaal 1 MB.