Wat is een workflow?
Een workflow doet een vaste taak voor je, op een vast moment of bij nieuwe mail, en zet het resultaat klaar op Staat klaar. Er gaat niets weg zonder jouw klik.
Een workflow in het kort
Een workflow is een vaste taak die de assistent voor je doet, zonder dat je er elke keer om vraagt. Bijvoorbeeld: elke maandagochtend de facturen in Exact die te lang openstaan op een rij zetten, of op elke mail met een vraag over een levertijd een antwoord voorbereiden.
Een workflow bestaat uit een paar stappen in gewone taal. De assistent doet ze in dezelfde volgorde, elke keer. Aan het eind zet hij iets voor je klaar op Staat klaar: een concept-mail, een rapport of een wijziging. Jij kijkt het na en beslist.
Je vindt je workflows onder Workflows in het menu links.
Hoe een workflow start
Elke workflow heeft één manier waarop hij begint. Je kiest die in de workflow, bij Wanneer:
- Volgens schema: elke werkdag, elke dag, één dag per week of één dag per maand, op een tijd die je zelf kiest. Per maand kies je een dag van de 1e tot en met de 28e, of de laatste dag van de maand.
- Bij nieuwe mail in Gmail of Bij nieuwe mail in Outlook: elke mail die in je postvak binnenkomt, start de workflow. Elke keer gaat het over die ene mail. Er wordt elke minuut gekeken of er nieuwe mail is.
- Voor een afspraak: een half uur voor elke afspraak in je Google Agenda met iemand van buiten je bedrijf, die je zelf organiseert of hebt geaccepteerd.
- Alleen handmatig: de workflow draait alleen als je op Starten klikt.
Een workflow die op een schema of op nieuwe mail draait, zet je aan met de schakelaar. Het schema en de schakelaar zijn van jou: een collega die dezelfde workflow gebruikt, kiest een eigen tijd en zet hem zelf aan.
Wat een workflow zelf doet en wat hij klaarzet
Opzoeken doet een workflow zelf, met jouw koppelingen. Hij leest je mail, je agenda of je administratie en ziet daar alleen wat jij ook mag zien.
Iets veranderen of versturen doet hij niet zelf. Hij zet het klaar:
- een concept-mail, die jij nakijkt en verstuurt;
- een rapport voor jezelf, eventueel met een Excel-bestand, PDF, PowerPoint-presentatie of tekstbestand erbij;
- een wijziging in een systeem, zoals een boeking in Exact Online. Die gebeurt pas als jij op Uitvoeren klikt.
Een mail gaat nooit weg zonder jouw klik. Heeft je beheerder een wijziging op Direct gezet, dan voert de workflow die meteen uit. Je ziet dan bij Staat klaar wat er is gedaan.
Is er niets te doen, dan stopt de workflow vanzelf. Een mail die geen antwoord nodig heeft, krijgt dus geen concept.
Let op: Per persoon komen er hoogstens 100 items per dag op Staat klaar. Daarboven zet een workflow die dag niets meer klaar. De volgende dag telt het opnieuw.
Waar je ziet wat hij deed
Open de workflow en kies het tabblad Runs. Een run is één keer dat de workflow draaide. Per run zie je:
- hoe het afliep, bijvoorbeeld "1 concept-mail klaargezet", "Gestopt bij stap 1" of "Mislukt";
- wat hij klaarzette, met een knop om het te openen;
- onder Hoe hij eraan kwam elke stap, met wat de assistent daarin opzocht en las.
Draait een run nog, dan kun je hem met Stoppen afbreken. Bij een workflow op nieuwe mail staat onder de runs ook een tabel Per week: hoeveel mails er binnenkwamen en wat er met elke mail gebeurde.
In de lijst op Workflows zie je bij een workflow hoeveel er voor je klaarstaat. Klik erop en je gaat naar dat item op Staat klaar.
Workflow of skill?
Een skill beschrijft hoe iets moet: hoe een betalingsherinnering klinkt, waar je op let bij een offerte. De assistent gebruikt een skill als het past, in een gesprek of in een workflow. Een workflow doet zelf een taak, op een vast moment of bij iets nieuws. Moet iets vanzelf gebeuren, dan is het een workflow.