Wat is Motran?
Motran is een assistent die werkt met de systemen van je bedrijf. Je stelt een vraag in gewone taal en de assistent zoekt het antwoord op in je mail, je documenten en je administratie.
Wat doet Motran?
Motran is een chat die werkt met de systemen van je bedrijf: je mail, je agenda, je bestanden, je boekhouding, je CRM en je planning. Je stelt een vraag in gewone taal. De assistent zoekt het antwoord op in die systemen en schrijft het voor je op.
Je kunt bijvoorbeeld vragen:
- Welke facturen staan langer dan 30 dagen open?
- Vat de mails van deze week over de verbouwing samen.
- Wat staat er morgen in mijn agenda?
De assistent kan ook iets voor je maken, zoals een concept-mail, een presentatie of een Excel-bestand.
De assistent werkt met jouw toegang
Je koppelt zelf je eigen accounts, op Koppelingen. Daarna werkt de assistent met jouw rechten in dat systeem. Wat jij in bijvoorbeeld Exact Online of Google Drive niet mag openen, kan de assistent ook niet openen. Een systeem dat je niet koppelt, ziet de assistent niet.
Je beheerder bepaalt welke systemen je bedrijf gebruikt. Een systeem dat uit staat, kun je niet koppelen. Op Koppelingen staat dan "Uitgeschakeld door je beheerder".
Niets verandert zonder jouw klik
Iets opzoeken of lezen doet de assistent meteen. Moet er iets veranderen, zoals een relatie aanmaken, uren schrijven of een afspraak inplannen, dan zet de assistent dat eerst voor je klaar. Dat heet een voorstel.
In de chat zie je het voorstel als kaart in het gesprek. Je leest het na, past het aan als dat nodig is en klikt op Uitvoeren. Pas dan verandert er iets in het systeem. Een concept-mail open je met Bekijken. Je controleert hem en verstuurt hem zelf.
Je beheerder kan voor sommige acties instellen dat ze direct gebeuren, zonder klik. Dan zie je op de kaart "Direct uitgevoerd, zonder klik". Een mail versturen wacht altijd op jouw klik.
Let op: De assistent kan fouten maken. Controleer belangrijke informatie, zoals bedragen, datums en namen.
Vast werk met workflows
Een workflow doet een vaste taak voor je, ook als je zelf niet in Motran bent. Bijvoorbeeld: elke nieuwe mail beantwoorden, of inkoopfacturen uit je mail boeken. Wat een workflow voorbereidt, komt op Staat klaar. Ook daar gaat niets weg en verandert niets voordat jij het goedkeurt.
Waar begin je?
- Koppel de systemen waar je mee werkt. Zie Systemen koppelen.
- Stel je eerste vraag. Zie Je eerste gesprek.
- Weet je niet wat je kunt vragen? Kijk bij Voorbeeldvragen.
- Wil je werk uit handen geven dat steeds terugkomt? Lees Wat is een workflow? en kijk wat er voor je klaarstaat op Staat klaar.