Een presentatie maken
Laat de assistent een PowerPoint maken in de huisstijl of in je eigen presentatie, pas de dia's aan in het gesprek en download het bestand.
Wat kan het?
De assistent maakt in de chat een PowerPoint-presentatie voor je. Dat kan een nieuwe presentatie zijn in de huisstijl van je bedrijf, of je eigen presentatie of sjabloon die je meestuurt. Je ziet de dia's meteen in het gesprek en je kunt ze laten aanpassen tot het klopt. Daarna download je het bestand en werk je er in PowerPoint mee verder.
Een presentatie laten maken
- Begin een gesprek, of ga verder in het gesprek waarin de informatie al staat.
- Vraag om een presentatie. Zeg waar hij over gaat, voor wie hij is en hoeveel dia's je ongeveer wilt.
- Wil je een bestand gebruiken, zoals een rapport of een offerte, stuur het dan mee.
- Verstuur je vraag. Even later staat de presentatie in het antwoord.
Bijvoorbeeld: Maak een presentatie van 6 dia's over de resultaten van dit kwartaal, voor het teamoverleg van maandag. Gebruik de cijfers uit het rapport dat ik meestuur.
De assistent bouwt elke dia zelf op: met tekst, kaarten en kleurvlakken, tabellen, grafieken en afbeeldingen, in de kleuren van je huisstijl. Een grafiek wordt een echte PowerPoint-grafiek, die je later in PowerPoint zelf kunt aanpassen. Wil je het anders, zeg het dan: bijvoorbeeld Maak de achtergrond van de titeldia wit of Haal de voettekst weg.
Tip: Wil je een afbeelding op een dia die er nog niet is, vraag de assistent dan om die eerst te maken. Afbeeldingen van internet kunnen niet in de presentatie. Wel een afbeelding uit het gesprek of het logo van je bedrijf.
Huisstijl of je eigen sjabloon
De huisstijl van je bedrijf. Een nieuwe presentatie krijgt de kleuren en het logo die je beheerder heeft ingesteld bij Beheer, op het tabblad Bedrijf, onder Huisstijl. Is daar niets ingesteld, dan gebruikt de assistent standaardkleuren. Zie Bedrijfsprofiel en huisstijl.
Je eigen presentatie of sjabloon. Stuur een PowerPoint-bestand (.pptx) mee en vraag de assistent om het aan te vullen of aan te passen. Staat de presentatie in OneDrive, Google Drive of als bijlage in een mail, dan hoef je hem niet te downloaden: noem hem, bijvoorbeeld Open de presentatie Kwartaalcijfers uit OneDrive. De assistent zet hem dan in het gesprek en opent hem. Hij werkt dan in jouw bestand en houdt de opmaak van het sjabloon aan. Wat het sjabloon niet heeft, zoals een extra tekstvak, een kleurvlak of een tabel, kan hij er wel bij zetten. Een bestand mag tot 20 MB groot zijn.
De presentatie bekijken
De presentatie staat in het antwoord als kaart met de titel, het aantal dia's en een rij kleine dia's. Vanaf de tweede versie staat ook het versienummer erbij. Een oudere versie hoger in het gesprek toont altijd zijn versienummer, ook versie 1. Klik op Openen, op de titel of op een dia. De presentatie opent dan rechts naast het gesprek, met alle dia's onder elkaar.
De presentatie aanpassen
In de chat. Schrijf wat er anders moet, zoals Maak dia 3 korter of Zet een tabel met de openstaande offertes op dia 5.
Door op een dia te wijzen. Zo geef je meerdere opmerkingen in één keer.
- Open de presentatie rechts naast het gesprek.
- Klik op een onderdeel van een dia, zoals de titel of een tabel. Wil je iets over de hele dia zeggen, klik dan op Opmerking boven die dia.
- Schrijf bij Wat moet hier anders? wat je wilt en klik op Toevoegen. Er komt een genummerd puntje op de dia.
- Herhaal dit voor alles wat je wilt aanpassen. Je kunt tot 20 opmerkingen maken.
- Klik onderaan op Versturen. Al je opmerkingen gaan als één bericht naar de assistent. Met Wissen gooi je ze weg.
Elke aanpassing wordt een nieuwe versie. Je oude versies blijven bewaard. Onder Meer (de drie puntjes) staat Versies. Open een oude versie en klik op Terug naar deze versie om hem weer te gebruiken. Er gaat niets verloren: de oude versie wordt dan de nieuwste.
Downloaden en delen
- Klik in de geopende presentatie op Downloaden. Je krijgt een PowerPoint-bestand (.pptx) van de versie die je bekijkt.
- Heb je OneDrive of Google Drive gekoppeld, vraag de assistent dan om de presentatie daar op te slaan, bijvoorbeeld Zet deze presentatie in mijn OneDrive. Je ziet eerst de naam en de map, en met Uitvoeren gaat de nieuwste versie erin.
- Met Delen geef je collega's toegang. Zij kunnen de presentatie bekijken en downloaden, maar niet aanpassen. Zie Documenten delen.
- Je vindt al je presentaties terug in Documenten, met het filter Presentatie.
- Verder werken in een ander gesprek? Klik op de paperclip, kies Uit Documenten of Pagina's en kies de presentatie. Aanpassen kan alleen bij een presentatie die je zelf hebt gemaakt.
Werkt het niet?
Het voorbeeld van deze versie ontbreekt. De dia's konden niet als voorbeeld worden getoond. Het bestand is er wel: klik op Downloaden en open het in PowerPoint.
Je kunt geen opmerkingen bij een dia zetten. Dat kan alleen bij je eigen presentatie, in het gesprek, en bij de nieuwste versie. Bekijk je een oude versie, klik dan eerst op Naar de nieuwste. Wacht ook tot de assistent klaar is met zijn antwoord.
Je eigen presentatie gaat niet open. Een presentatie met macro's kan niet. Sla hem in PowerPoint op als gewone presentatie (.pptx) en stuur hem opnieuw mee. Is het bestand erg groot, maak de afbeeldingen dan kleiner of haal video's eruit.
De tekst valt in PowerPoint net anders. Gebruikt je presentatie een lettertype dat niet op elke computer staat, dan kan de tekst in PowerPoint iets anders uitvallen dan in het voorbeeld. Kijk de dia's na als je het bestand hebt geopend.