Bestanden meegeven

Een bestand toevoegen aan je vraag

Geef een bestand mee als je vraag erover gaat: een offerte om na te lopen, een Excel om samen te vatten, een foto van een bon.

1. Klik in het invoervak op de paperclip (Bestand toevoegen) en kies Bestand uploaden.
2. Kies een of meer bestanden. Je kunt ze ook naar het scherm slepen, waar dan ook op de pagina, of een schermafbeelding plakken met Ctrl+V (op een Mac ⌘V).
3. Wacht tot het bestand onder het invoervak staat. Zolang het draait, wordt het nog gelezen.
4. Typ je vraag en verstuur. Typ je niets, dan gaat de vraag "Wat staat er in dit bestand?" mee.

Een gesprek kan maximaal 10 bestanden bevatten, samen over al je berichten, elk tot 20 MB. Sleep of kies je er meer, dan gaan er mee tot het gesprek er 10 heeft en zie je hoeveel er achterblijven. Werk je met meer bestanden, zet ze dan in een project: daar kunnen er veel meer in.

Welke bestanden kunnen

Van Word, Excel en PowerPoint leest de assistent de tekst en de cellen. Macro's in een oud Excel-bestand worden niet meegenomen. Een oud Word-bestand (.doc) of PowerPoint-bestand (.ppt) kan niet: sla het eerst op als .docx of .pptx.

Van een AutoCAD-tekening leest de assistent de teksten, zoals het stempel met de opdrachtgever en het tekeningnummer, de namen van de lagen en hoe vaak elk blok in de tekening staat. Van een blok met gegevens, zoals een meetpunt met zijn nummer, kent hij ook de plaats in de tekening. De lijnen ziet hij niet als plaatje, maar hij kan er wel mee rekenen: hoe ver een meetpunt van een wand ligt, welke punten niet op een lijn liggen, hoe lang een wand is. Bij zijn antwoord staat dan de stap Berekening uitvoeren. Vraag je erbij om het op de tekening te laten zien, dan legt hij de uitkomst als laag over de tekening, bijvoorbeeld de punten die naast een wand liggen in rood met hun afstand. Je vindt die laag in de tekening onder Lagen, bij Markeringen.

Van een meting met een Leica-instrument leest de assistent de punten. Uit een .gsi-bestand haalt hij per punt de coördinaten en de gemeten hoeken en afstanden. Uit het uitzetverslag (.log) haalt hij per uitgezet punt waar het moest komen, waar het staat en hoeveel dat scheelt. Vraag bijvoorbeeld welke punten meer dan 3 mm afwijken: de grens kies jij.

Staan een AutoCAD-tekening en een uitzetverslag in hetzelfde gesprek, vraag de assistent dan de meting over de tekening te leggen. In de tekening zie je onder Lagen, bij Metingen, per punt waar het moest komen en hoeveel het afwijkt. Zoom in om de pijlen en de millimeters te zien. Noem je een grens, bijvoorbeeld 3 mm, dan worden de punten daarboven rood en de rest groen.

Van een Excel-bestand ziet de assistent ook welke cellen een kleur hebben. Zo kan hij een planning lezen waarin een rood vak een vrije dag is.

Van een heel lang bestand leest de assistent ongeveer de eerste 50.000 tekens, zo'n twintig pagina's tekst. Gaat je vraag over een deel verderop, geef dan alleen dat deel mee. Een groot Excel-bestand hoef je meestal niet in te korten: de assistent krijgt een overzicht van elk tabblad en zoekt zelf de kolommen en rijen op waar je vraag over gaat, bijvoorbeeld de week die je noemt. Alleen een heel groot bestand, bij 10 kolommen vanaf ongeveer 50.000 rijen, kan hij niet lezen. Zie hieronder bij "Te veel rijen om te lezen".

Vraag je om een telling, som, gemiddelde of de grootste waarde in een Excel-, CSV- of meetbestand, dan rekent de assistent over alle rijen, ook als het bestand te lang is om helemaal te lezen.

Scans en foto's

Een gescande PDF zonder tekst wordt gelezen met tekstherkenning, tot 20 pagina's. Een foto of schermafbeelding ziet de assistent zelf, en de tekst erin wordt ook herkend. Bedragen en codes neemt hij over uit die herkende tekst. Controleer ze toch als het erop aankomt.

Een afbeelding wordt in je browser verkleind voor hij wordt verstuurd. Gegevens die in een foto verstopt zitten, zoals de plek waar hij is gemaakt, gaan er niet mee.

Wil je een afbeelding laten maken of aanpassen, zie dan Afbeeldingen maken en bewerken.

Waar je bestand daarna staat

Een bestand blijft bij het gesprek. Je kunt er in volgende vragen naar verwijzen zonder het opnieuw mee te geven. Klik op het bestand om het te bekijken of te downloaden. Een PowerPoint zie je als dia's; bij een groot bestand kan het even duren voordat ze er staan. Een AutoCAD-tekening zie je als tekening, elke laag in zijn eigen kleur: zoom in met je muiswiel of met twee vingers en versleep hem om te verschuiven. Teksten worden groter als je inzoomt, tot een vaste grootte. Onder Lagen zet je lagen aan of uit. Lagen met een standaardnaam staan in groepen, zoals Wanden en Vloer. Wijs je een laag aan, dan valt die op in de tekening. Met het vergrootglas zoom je in op een laag of groep, met Alleen zie je alleen die. Een laag die ver buiten de tekening ligt, staat eerst uit.

Het bestand staat ook in Documenten, met een link naar het gesprek. Alleen jij ziet het, tot je het deelt. Zie Documenten delen.

Wil je een bestand dat je al eerder gebruikte in een ander gesprek? Klik op de paperclip en kies Uit Documenten. Daar staan ook de bestanden die collega's met je deelden.

Een pagina of presentatie meegeven

Een pagina of presentatie uit een ander gesprek geef je op dezelfde manier mee: klik op de paperclip, kies Uit Documenten of Pagina's en kies hem. Hij staat dan onder het invoervak, net als een bestand, en telt mee voor de 10 per gesprek.

De assistent leest steeds de nieuwste versie. Een pagina of presentatie die je zelf hebt gemaakt, kan hij in dit gesprek ook aanpassen. Een die een collega met je deelde, kan hij alleen lezen.

Verwijder je een gesprek, dan kies je of de bestanden ervan ook weg moeten. Anders blijven ze in Documenten.

Bestanden uit Drive, OneDrive en je mail

Een bestand dat al in Google Drive of in OneDrive en SharePoint staat, hoef je niet eerst te downloaden. Heb je dat systeem gekoppeld, vraag dan gewoon: "Zoek de laatste offerte voor Jansen Bouw in mijn bestanden en vat hem samen." De assistent zoekt het bestand en leest de tekst: in Drive onder meer Google Docs, Spreadsheets, PDF, Word en Excel, in OneDrive en SharePoint PDF, Word, Excel en PowerPoint. Hij ziet alleen wat jij zelf kunt openen.

Wil je het bestand zelf kiezen? Klik op de paperclip en kies Uit OneDrive of Uit Google Drive. Klik door je mappen, of zoek op een woord uit de naam of de inhoud, en klik op het bestand. Het staat dan onder het invoervak, net als een bestand dat je uploadt. Die keuze zie je alleen als je OneDrive of Google Drive hebt gekoppeld. Een bestand dat grijs staat, kan niet mee. Een foto upload je vanaf je computer.

Ook een bijlage van een mail in Gmail of Outlook kan de assistent lezen, een scan of foto met tekstherkenning. Vraag bijvoorbeeld: "Wat staat er in de bijlage van de laatste mail van De Vries?"

Moet de assistent met het bestand zelf werken, bijvoorbeeld een presentatie openen en aanpassen, dan zet hij het bestand eerst in het gesprek. Je ziet het in de stappen van zijn antwoord: klik op de naam van het bestand om het te bekijken. Het staat daarna ook in Documenten, net als een bestand dat je zelf meestuurt, en het origineel in Drive, OneDrive of je mail blijft zoals het was. Dat kan met de soorten bestanden uit de lijst hierboven behalve een AutoCAD-tekening, tot 20 MB, en een mailbijlage tot 10 MB. Een Google Doc, Spreadsheet of Presentatie komt mee als Word-, Excel- of PowerPoint-bestand, tot 10 MB. Dat is een kopie: wat de assistent daarin verandert, komt niet in het origineel in Drive.

Werkt het niet?

• "Dit type bestand kan niet worden gelezen." Het bestandstype staat niet in de lijst hierboven. Sla het op als PDF of als een van de andere soorten.
• "Groter dan 20,0 MB." Maak het bestand kleiner, bijvoorbeeld door een PDF in delen op te slaan.
• "Te veel rijen om te lezen." Het Excel-bestand is kleiner dan 20 MB, maar er staan zoveel cellen in dat de assistent het niet kan lezen. Bij 10 kolommen is dat vanaf ongeveer 50.000 rijen. Bewaar alleen de kolommen en rijen die je nodig hebt in een nieuw bestand, bijvoorbeeld alleen dit jaar, of een overzicht met de totalen per maand of per klant.
• "Te groot om mee te sturen." Het bestand uit OneDrive of Google Drive is groter dan 20 MB, of een Google Doc, Spreadsheet of Presentatie groter dan 10 MB. Vraag de assistent dan om het bestand te lezen in plaats van het mee te sturen.
• "Koppel deze bron opnieuw." De koppeling met OneDrive of Google Drive werkt niet meer. Zie Systemen koppelen.
• "Een gesprek kan maximaal 10 bestanden bevatten." De bestanden die nog pasten staan onder het invoervak, de rest gaat niet mee. Zet je bestanden in een project, of begin een nieuw gesprek.
• "Dit bestand heeft een wachtwoord." Een bestand met een wachtwoord kan de assistent niet openen. In Excel, Word of PowerPoint haal je het eraf via Bestand > Info > Beveiligen > Versleutelen met wachtwoord: maak het wachtwoord leeg en sla het bestand op. Een PDF met een wachtwoord open je zelf en bewaar je opnieuw als PDF, met Afdrukken > Opslaan als PDF.
• "Dit is geen echte PDF", of geen echt Excel-, Word- of PowerPoint-bestand. Wat erin staat past niet bij de naam: het bestand is hernoemd, of het downloaden ging mis. Download het opnieuw, of vraag de afzender het nog eens te sturen.
• "Dit bestand kan niet worden gelezen." Het bestand is waarschijnlijk beschadigd. Kun je het zelf wel openen, bewaar het dan als PDF en voeg dat toe.
• "Het lezen van dit bestand lukt nu even niet." Probeer het over een minuut opnieuw.
• "Een van de pagina's of presentaties is verwijderd of niet meer met je gedeeld." De eigenaar heeft hem weggehaald of deelt hem niet meer met je. Stuur je bericht opnieuw zonder.
• De assistent zegt dat er geen tekst in staat. Dan was er ook met tekstherkenning niets te lezen. Een scherpere scan of foto helpt.

Zie ook

• Vragen stellen in de chat
• Documenten delen
• Werken in een project
• Systemen koppelen