Een mail laten beantwoorden en versturen
Laat de assistent een antwoord schrijven, in een gesprek of met een workflow bij elke nieuwe mail, en verstuur het zelf via je eigen Gmail of Outlook.
Twee manieren
- In een gesprek: je vraagt de assistent om een antwoord op één mail, of om een nieuwe mail. Handig als je er nu mee bezig bent.
- Met een workflow: de workflow Mail beantwoorden in Gmail of Mail beantwoorden in Outlook schrijft een concept bij elke nieuwe mail die om een antwoord vraagt. De concepten komen op Staat klaar.
In beide gevallen verstuurt de assistent nooit zelf. Jij leest het concept, past het aan en klikt op Versturen.
Je hebt Gmail of Outlook nodig, gekoppeld op Koppelingen. Wil je vanuit Motran versturen, kies dan bij het koppelen Lezen en versturen. Met Alleen lezen kopieer je het concept naar je mail en verstuur je het daar. Zie Systemen koppelen.
Een antwoord laten schrijven in een gesprek
- Begin een Nieuw gesprek en vraag bijvoorbeeld: "Schrijf een antwoord op de laatste mail van Jansen Bouw over de offerte." Of: "Schrijf een mail aan Petra de Vries dat de levering een week later komt."
- De assistent leest de mail en zet een kaart Concept-mail in het gesprek, met het onderwerp en de ontvangers.
- Klik op Bekijken. Het concept opent naast het gesprek. Op een telefoon opent het als eigen scherm.
- Lees het na en pas de tekst aan waar nodig. Wat je typt, wordt bewaard.
- Klik op Versturen. Je hebt dan vijf seconden om op Ongedaan maken te klikken.
Is het concept nog niet goed, vraag dan in het gesprek om een andere versie, bijvoorbeeld "korter en minder formeel". Of klik boven de tekst op Herschrijf met AI.
Elke nieuwe mail laten beantwoorden
Met de kant-en-klare workflow Mail beantwoorden in Gmail of Mail beantwoorden in Outlook hoef je niet zelf te vragen. Hoe je hem aanzet, staat bij Kant-en-klare workflows.
Daarna gaat het zo:
- Een nieuwe mail in je Postvak In wordt binnen een paar minuten opgepakt.
- De workflow kijkt of de afzender een antwoord verwacht. Een nieuwsbrief, een melding, een bedankje of een mail van een noreply-adres slaat hij over.
- Is er wel een antwoord nodig, dan schrijft hij een concept. Had je Exact Online en je agenda gekoppeld toen je de workflow opende, dan zoekt hij daar ook in, bijvoorbeeld voor een levertijd of een afspraak. Een bijlage leest hij alleen als het antwoord ervan afhangt.
- Het concept komt op Staat klaar. Je ziet de ontvangen mail en het concept naast elkaar. Op een telefoon wissel je met Ontvangen mail en Concept-mail.
- Pas het aan en klik op Versturen. Zie Staat klaar.
Overgeslagen mails staan op Staat klaar onder het blok van de workflow. Met Toch beantwoorden laat je er toch een concept voor schrijven.
Wil je ook een herinnering bij je eigen mails waarop niemand antwoordde? Daarvoor is de workflow Opvolgen van onbeantwoorde mail in Gmail (of in Outlook).
Ontvangers en onderwerp
Boven de tekst staan de ontvangers bij Aan. Bij een antwoord zijn dat de mensen uit de mail. Ontvangers aanpassen kan als je vanuit Motran kunt versturen:
- Haal een ontvanger weg met het kruisje.
- Voeg er een toe door een naam of adres te typen. Je krijgt suggesties uit je contacten en uit Exact Online.
- Klik op Cc voor een regel met Cc.
- Met Herstel zet je de ontvangers terug zoals ze waren.
Het onderwerp van een antwoord is dat van de mail. Bij een nieuwe mail vul je het onderwerp zelf in of pas je het aan.
Bijlagen
Vraag je de assistent om een bestand mee te sturen, bijvoorbeeld "Stuur Petra de offerte uit dit gesprek", dan staat het bij Bijlagen, onder het onderwerp. Dat kan een bestand uit het gesprek zijn, een bijlage uit een andere mail, of een bestand uit Google Drive of OneDrive. Klik op een bestand uit het gesprek om het te bekijken.
Als je vanuit Motran kunt versturen, pas je de bijlagen zelf aan:
- Haal een bijlage weg met het kruisje.
- Klik op Bijlage toevoegen en kies Bestand uploaden, Uit Documenten, Uit OneDrive of Uit Google Drive.
Er kunnen tien bijlagen mee, samen tot 15 MB. Met Kopieer gaan de bijlagen niet mee: voeg ze dan zelf toe in je mail.
Waarschuwingen
Bij een adres waar je nog nooit naar mailde en dat ook verder onbekend is, staat een waarschuwing. Ook een ontvanger buiten je bedrijf en buiten het domein van de afzender, of een onbekende link in de tekst, krijgt een waarschuwing. Kijk die goed na voor je verstuurt.
Let op: Een mail kan proberen de assistent iets te laten doorgeven, zoals een link of gegevens. Lees daarom altijd wat je verstuurt, en aan wie.
Wat er verstuurd wordt
- De mail gaat via je eigen Gmail of Outlook, vanaf je eigen adres.
- Een antwoord komt in hetzelfde mailgesprek, met de oorspronkelijke mail eronder.
- Onder de tekst zie je de handtekening die meegaat. Bij Gmail is dat de handtekening uit je Gmail-instellingen. Bij Outlook is dat de handtekening die de assistent uit je verzonden mails heeft opgehaald of die je op Koppelingen hebt opgeslagen, dezelfde voor elke mail of een aparte voor een antwoord; zonder handtekening gaat de mail zonder.
- De tekst gaat zonder opmaak.
- De bijlagen gaan mee, ook met In Gmail-concepten of In Outlook-concepten.
Met Kopieer zet je de tekst op je klembord, om hem zelf in je mail te plakken.
Verstuurde mail terugvinden
Een verstuurde mail staat in de map Verzonden van je Gmail of Outlook, en bij een antwoord ook in het mailgesprek. Direct na het versturen opent Bekijk in Gmail of Bekijk in Outlook hem.
In Motran blijft het concept staan waar het werd gemaakt: in het gesprek, of op Staat klaar onder Afgehandeld.
Werkt het niet?
- Er is geen knop Versturen, en er staat "Je Gmail is gekoppeld om alleen te lezen". Koppel opnieuw op Koppelingen en kies Lezen en versturen. Of gebruik Kopieer.
- Er is geen knop Versturen en ook geen melding over alleen lezen. Dan heeft je beheerder versturen uitgezet. Kopieer het concept naar je mail.
- "Dit concept hoort bij een ander postvak." Het concept is voor een ander mailadres dan je gekoppelde account. Koppel het juiste postvak, of kopieer het.
- "Opnieuw koppelen." De koppeling met je mail is verlopen. Koppel opnieuw op Koppelingen.
- "Versturen onderbroken." Het is onbekend of de mail is weggegaan. Kijk in je map Verzonden. Motran verstuurt hem niet nog een keer.
- "Een bijlage is niet meer te vinden." Het bestand is weg, of de koppeling met Drive, OneDrive of je mail is verlopen. Haal de bijlage weg of voeg hem opnieuw toe.
- "Je hebt dit uur veel verstuurd." Probeer het over een uur opnieuw, of kopieer het concept.