Documenten delen
Op Documenten staan de bestanden en presentaties die je uploadt en die de assistent voor je maakt. Je deelt ze, en je pagina's, met collega's en bepaalt zelf wie ze mag zien.
Wat staat er in Documenten?
Op Documenten in de zijbalk staan de bestanden die je in Motran hebt gemaakt of geüpload, en wat collega's met je delen:
- bestanden die je in een gesprek hebt meegegeven;
- presentaties, Excel- en Word-bestanden, PDF's en afbeeldingen die de assistent voor je heeft gemaakt;
- bestanden en presentaties die een collega met je heeft gedeeld.
Pagina's staan niet hier maar op Pagina's in de zijbalk. Ze delen werkt hetzelfde. Zie Pagina's maken.
Onder elke naam zie je waar het vandaan komt: het gesprek waarin het is gemaakt, Geüpload, of Gedeeld door en de naam van je collega. Klik op het gesprek om het weer te openen.
Iets terugvinden
Bovenaan staan drie tabbladen: Alles, Van mij en Gedeeld met mij. Daaronder kies je een soort, zoals Presentatie, Excel, PDF of Afbeelding. Met Zoek op naam zoek je op de naam van het document.
Klik op een regel om het document rechts te openen. Een bestand download je daar met de knop Downloaden.
Een document uit Documenten gebruiken in een nieuw gesprek? Klik in het invoervak op de paperclip en kies Uit Documenten of Pagina's. Dat werkt voor bestanden, presentaties en pagina's, ook als een collega ze met je deelde.
Een document delen
Alleen wie het document heeft gemaakt of geüpload, kan het delen.
- Open het document in Documenten, op Pagina's of in het gesprek.
- Klik bovenaan op Delen. In de lijst op Documenten kun je ook klikken op wat er in de kolom Gedeeld staat.
- Kies met wie je deelt:
- Privé: alleen jij.
- Iedereen bij je bedrijf: alle collega's, ook wie later begint.
- Bepaalde collega's: zoek ze op naam of e-mailadres.
- Klik op Opslaan.
In de kolom Gedeeld zie je daarna met wie het gedeeld is, bijvoorbeeld Iedereen of 2 collega's.
Let op: Heeft de assistent een pagina of presentatie gemaakt met gegevens uit je koppelingen, dan staat dat boven in het venster, bijvoorbeeld "Gemaakt met gegevens uit Exact Online". Kijk dan of iedereen met wie je deelt die gegevens mag zien.
Wat kan je collega ermee?
Je collega vindt het document op Documenten onder Gedeeld met mij, een pagina op Pagina's.
- Een pagina of presentatie kan je collega lezen. Past de assistent hem later voor je aan, dan ziet je collega de nieuwe versie.
- Een bestand kan je collega bekijken en downloaden.
- Je collega kan het document niet bewerken, niet verder delen en niet verwijderen.
- Het gesprek waarin het document is gemaakt, ziet je collega niet.
Wil je een collega direct naar het document sturen, klik dan op de drie puntjes naast Delen en kies Link kopiëren. De link werkt alleen voor wie het document mag zien.
Stoppen met delen
Open het document, klik op Delen, kies Privé en klik op Opslaan. Wil je één collega weghalen, klik dan op het kruisje naast de naam en sla op. Je collega ziet het document daarna niet meer.
Een document verwijderen
- Klik in de lijst op het prullenbakje achter het document. Of open het, klik op de drie puntjes en kies Verwijderen.
- Bevestig met Verwijderen.
Het document verdwijnt uit Documenten of Pagina's en uit het gesprek. Collega's met wie je het deelde, zien het ook niet meer. Alleen wie het document heeft gemaakt, kan het verwijderen.
Tip: Verwijder je een gesprek, dan blijven de documenten eruit gewoon in Documenten en op Pagina's staan. Wil je ze ook kwijt, vink dat dan aan als je het gesprek verwijdert.
Werkt het niet?
- Je ziet geen knop Delen. Het document is van een collega. Alleen die kan het delen.
- Je collega opent je link en ziet "Dit document bestaat niet meer, of is niet met je gedeeld". Deel het document eerst met die collega.
- Een gedeeld document is weg. Je collega heeft het verwijderd of deelt het niet meer met je. Vraag het na bij je collega.