HandleidingAan de slag

Voorbeeldvragen

Vragen voor verkoop, administratie en projectleiding die de assistent kan beantwoorden, met per vraag het systeem dat nodig is.

Zo gebruik je deze vragen

Typ of plak een vraag in het invoervak na Nieuw gesprek. Vervang de namen door die van je eigen klanten, projecten en leveranciers. Jansen Bouw en Bouwbedrijf De Vries zijn hier maar voorbeelden.

Achter elke vraag staat welk systeem de assistent nodig heeft. Dat systeem moet je eerst koppelen, zie Systemen koppelen. Staat er "klaarzetten" bij, dan zet de assistent iets voor je klaar in dat systeem. Daarvoor koppel je het met lezen en schrijven, en er verandert pas iets als jij op Uitvoeren klikt.

Verkoop

Welke offertes staan nog open, en welke verlopen deze maand? Nodig: Exact Online.
Welke verkoopkansen sluiten dit kwartaal, en voor welk bedrag? Nodig: Exact Online.
Hoeveel is er dit jaar aan Jansen Bouw gefactureerd? Nodig: Exact Online of Moneybird.
Welke deals in Twenty staan nog open? Nodig: Twenty.
Wie zijn de contactpersonen bij Jansen Bouw? Nodig: Teamleader of Twenty.
Wat is de laatste stand met Jansen Bouw, en welke facturen van hen staan nog open? Nodig: Teamleader.
Zet een notitie bij Jansen Bouw met wat we net aan de telefoon bespraken, en een taak om volgende week terug te bellen. Nodig: Teamleader (klaarzetten).
Welke tickets in Zendesk staan nog open voor mij, en wat vraagt de klant? Nodig: Zendesk.
Zet een interne notitie bij ticket 4512 met wat de klant aan de telefoon zei, en zet het op in afwachting. Nodig: Zendesk (klaarzetten).
Op welke van mijn mails kreeg ik nog geen antwoord? Nodig: Gmail of Outlook.
Bereid me voor op mijn afspraak van morgen met Jansen Bouw: wat speelt er in de mail en staan er facturen open? Nodig: Google Agenda of Outlook Agenda, Gmail of Outlook, en Exact Online.
Schrijf een antwoord op de laatste mail van Jansen Bouw en noem een levertijd van drie weken. Nodig: Gmail of Outlook. Je krijgt een concept-mail, die je zelf controleert en verstuurt.
Zet Bouwbedrijf De Vries als nieuwe klant in Exact, met de gegevens uit hun laatste mail. Nodig: Gmail of Outlook, en Exact Online (klaarzetten).

Administratie

Welke facturen staan langer dan 30 dagen open? Nodig: Exact Online.
Welke inkoopfacturen moeten deze week betaald worden? Nodig: Exact Online.
Welke facturen in Moneybird zijn nog niet betaald? Nodig: Moneybird.
Hoe staat de winst-en-verliesrekening er dit jaar voor? Nodig: Exact Online.
Welke bijschrijvingen kwamen er deze week binnen? Nodig: Moneybird.
Boek deze inkoopfactuur in Exact. Geef de PDF mee in de chat. Staat de factuur in dollars of een andere valuta, dan vraagt de assistent welk eurobedrag je boekt, meestal wat er van de rekening afging. Nodig: Exact Online (klaarzetten).
Boek de regels van dit bankafschrift in Exact. Geef het afschrift mee in de chat. Nodig: Exact Online (klaarzetten).
Maak een conceptfactuur in Moneybird aan Jansen Bouw voor 8 uur advies. Nodig: Moneybird (klaarzetten).
Wat was ons resultaat per maand dit jaar? Nodig: Exact Multivers.
Boek de factuur van Drukkerij Jansen uit mijn mail in Multivers. Nodig: Gmail of Outlook, en Exact Multivers (klaarzetten).
Maak in Multivers een conceptfactuur aan Bouwbedrijf De Vries voor 32 uur tuinaanleg. Nodig: Exact Multivers (klaarzetten).
Zoek in mijn mail de factuur van Bouwbedrijf De Vries en kijk of die al in Exact is geboekt. Nodig: Gmail of Outlook, en Exact Online.

Tip: Bij gevoelige cijfers, zoals de winst-en-verliesrekening, het grootboek en bankmutaties, vraagt de assistent standaard eerst of hij ze mag ophalen. Klik op Ophalen als dat goed is.

Projectleiding

Wat staat er deze week gepland in vPlan? Nodig: vPlan.
Hoeveel capaciteit is er volgende week vrij, per fase? Nodig: vPlan.
Zet in vPlan de einddatum van de kaart Dakgoot vervangen een week later. Nodig: vPlan (klaarzetten).
Hoeveel uur is er op project Dakrenovatie geschreven, en hoe verhoudt dat zich tot het budget? Nodig: Exact Online.
Schrijf vandaag 6 uur op project Dakrenovatie. Nodig: Exact Online of Moneybird (klaarzetten).
Welke kaarten op het bord Verbouwing in Trello staan nog open? Nodig: Trello.
Welke items op mijn borden in monday.com lopen achter? Nodig: monday.com.
Zoek het nieuwste bestek voor de verbouwing en vat de planning samen. Nodig: Google Drive, of OneDrive en SharePoint.
Zoek in Notion de notulen van het laatste bouwoverleg en zet de actiepunten op een rij. Nodig: Notion.
Met wie heb ik deze week afspraken? Nodig: Google Agenda of Outlook Agenda.

Personeel

Welke contracten lopen de komende twee maanden af? Nodig: Nmbrs Payroll.
Wie is er volgende week met verlof? Nodig: Nmbrs Payroll.
Hoeveel verlof heeft Anna de Vries nog? Nodig: Nmbrs Payroll.
Wie werken er op de afdeling Productie, en wie is hun leidinggevende? Nodig: Nmbrs Payroll.
Wie is er langer dan tien jaar in dienst? Nodig: Nmbrs Payroll.
Is de verloning van oktober al rond, en is de loonaangifte gedaan? Nodig: Nmbrs Payroll.

Werkt het niet?

De assistent zegt dat hij er niet bij kan: het systeem is niet gekoppeld, of je beheerder heeft het uitgezet. Kijk op Koppelingen in het accountmenu (klik linksonder op je naam).
Een "klaarzetten"-vraag lukt niet: je hebt het systeem met alleen lezen gekoppeld. Open het op Koppelingen en kies Wijzig naar lezen en schrijven.
Het antwoord gaat over de verkeerde klant of periode: noem de naam en de periode precies, en zeg in hetzelfde gesprek wat er niet klopt.