Werken in een project

Wanneer gebruik je een project?

Een project is handig als je vaak aan hetzelfde werkt, zoals de offertes voor één klant of een verbouwing. Je geeft het project één keer instructies, bestanden en skills. Elk gesprek dat je in het project begint, krijgt die mee. Je hoeft ze dus niet steeds opnieuw uit te leggen of te uploaden.

Je projecten staan in de zijbalk onder Projecten, met daaronder je gesprekken in elk project.

Een project maken

1. Klik in de zijbalk naast Projecten op het plusje (Nieuw project).
2. Geef het project een naam, bijvoorbeeld "Offertes Jansen BV".
3. Klik op Maken.

Het project opent. Bovenaan staat Richt dit project in, met drie stappen. Ze zijn niet verplicht: je kunt ook meteen een gesprek beginnen. Met het kruisje verberg je de stappen. Je vindt ze daarna onder het invoervak, als Instructies, Bestanden en Skills.

Wil je de naam later veranderen, klik dan op de naam bovenaan.

Instructies schrijven

Klik bij Schrijf instructies op Toevoegen, typ je instructies en klik op Opslaan.

Schrijf op wat de assistent in elk gesprek in dit project moet weten en doen. Bijvoorbeeld: "We maken offertes voor Jansen BV. Gebruik de prijzen uit de prijslijst en sluit af met de leveringsvoorwaarden."

Bestanden toevoegen

Klik bij Voeg bestanden toe op Toevoegen. Je kunt dan:

• bestanden of een hele map naar het venster slepen;
• op Uploaden of Map uploaden klikken;
• op Uit Documenten klikken en een eigen bestand kiezen dat al in Documenten staat.

Denk aan prijslijsten, voorwaarden, voorbeelden of foto's. Onder elk bestand verschijnt na een paar seconden een korte samenvatting. De assistent opent een bestand zelf als het bij je vraag past.

Bestanden die je hier uploadt, staan ook in Documenten.

Met het kruisje achter een bestand haal je het uit het project. Het bestand blijft in Documenten staan.

Skills aanzetten

Klik bij Zet een skill aan op Toevoegen en kies een skill. Die staat dan in elk gesprek in het project aan, bijvoorbeeld een vaste manier om een offerte op te stellen. Je kiest uit je eigen skills en de kant-en-klare skills.

Zijn alle drie de stappen gedaan, of heb je ze verborgen, dan zie je onder het invoervak Elk gesprek krijgt mee: met de instructies, het aantal bestanden en het aantal skills. Klik erop om ze te bekijken of aan te passen.

Een gesprek in een project

Typ je vraag in het invoervak bovenaan het project en verstuur hem. Het gesprek opent en hoort vanaf dan bij het project. Je vindt het terug onder Jouw gesprekken in dit project en in de zijbalk onder de naam van het project.

Een gesprek hoort alleen bij een project als je het in het project begint.

Een project delen

1. Klik bovenaan het project op Delen.
2. Kies Iedereen bij je bedrijf of Bepaalde collega's.
3. Klik op Opslaan.

Je collega's zien het project daarna in hun zijbalk. Ze krijgen de instructies, bestanden en skills en beginnen er hun eigen gesprekken in. Ze kunnen het project gebruiken, maar niet aanpassen.

Jouw gesprekken in het project ziet niemand anders. Die van je collega's zie jij ook niet.

Stoppen met delen doe je ook via Delen: kies Privé en klik op Opslaan.

Een project verwijderen

Klik bovenaan op de drie puntjes, kies Verwijderen en bevestig.

Het project verdwijnt, ook bij collega's met wie je het deelde. De gesprekken erin blijven, maar zonder de instructies, bestanden en skills van het project. De bestanden blijven in Documenten. Alleen wie het project heeft gemaakt, kan het verwijderen.

Werkt het niet?

• "Dit project zit vol." Er staan al 200 bestanden in. Haal er een weg om een nieuw bestand toe te voegen.
• Je kunt niets aanpassen in een project. Het project is van een collega. Dan staat onder de naam Gedeeld door en de naam van je collega. Alleen die kan het aanpassen.

Zie ook

• Bestanden meegeven
• Wat is een skill?
• Documenten delen
• Vragen stellen in de chat