HandleidingVeiligheid en privacy

Wat kan Motran zien?

De assistent ziet alleen wat jij koppelt, met jouw eigen rechten. Hier lees je ook wat je beheerder en medewerkers van Motran zien.

Alleen wat jij koppelt

De assistent werkt in de systemen die jij koppelt op Koppelingen. Heb je een systeem niet gekoppeld, dan kan de assistent er niet bij. Je koppelt met je eigen account, dus de assistent ziet daar alleen wat jij zelf ook mag zien.

Per systeem betekent dat bijvoorbeeld:

Mail en agenda: je eigen mailbox en agenda, niet die van een collega. Met Outlook ook een gedeeld postvak, zoals info@, als je dat in Outlook zelf kunt openen, en de naam en het e-mailadres van collega's uit het adresboek van je organisatie. Met Outlook Agenda wel wanneer een collega vrij of bezet is, zoals Outlook dat ook laat zien.
Microsoft Teams: je eigen chats en de kanalen van de teams waar je in zit, niet de chats van een collega.
Exact Online: alleen de administraties die jij aanvinkt bij het koppelen.
SnelStart: de administratie waarvan je beheerder de koppelsleutel heeft ingevuld. Daar werkt de assistent met de rechten van die sleutel, niet met jouw eigen rechten in SnelStart.
To Do en Planner: je eigen takenlijsten, en alleen de plannen waar je lid van bent.
Notion en Twenty: je werkruimte, met jouw rechten.
Internet: alleen wat de assistent opzoekt. Zoeken en een webpagina openen standaard pas na jouw klik op Ophalen.

Bij veel systemen kies je bij het koppelen ook Alleen lezen of lezen en schrijven. Kies je alleen lezen, dan kan de assistent daar niets veranderen.

Motran maakt geen kopie van je mailbox of je administratie. De assistent zoekt op wat hij voor je vraag nodig heeft. Wat hij vindt, staat daarna in dat gesprek.

Minder laten zien in één gesprek

Wil je dat de assistent een systeem in een gesprek niet gebruikt? Klik onder het invoervak op de knop met de logo's naast de modus (Bronnen voor dit gesprek) en zet dat systeem uit. Typ je @ en de naam van een bron, dan zoekt de assistent voor die ene vraag alleen daar.

Wat je collega's zien

Je gesprekken, concepten, bestanden en pagina's ziet alleen jij. Een collega ziet ze pas als je ze met hem deelt.

Wat je beheerder ziet

Je beheerder ziet onder Beheer het Logboek. Daarin staat elke actie van de assistent in een gekoppeld systeem, en elke mail die iemand verstuurt:

wanneer en voor wie;
of het bij een vraag in de chat of bij een workflow hoorde, met de naam van de workflow als je beheerder die workflow ook kan zien;
welke actie, bijvoorbeeld "Gmail: gezocht";
een korte omschrijving, zoals het aantal resultaten of de naam van een relatie;
of het mocht.

Wat er precies is opgehaald, staat er niet in. Onder Verbruik ziet je beheerder hoeveel iedereen de assistent en de workflows gebruikt: het aantal chats, vragen en runs.

De inhoud van je gesprekken, mails en documenten ziet je beheerder niet, tenzij je ze met hem deelt.

Wat medewerkers van Motran zien

Een paar daartoe aangewezen medewerkers van Motran kunnen gesprekken lezen, ook die van je workflows en van de assistenten voor workflows en skills, en je uitgeschreven vergaderingen met hun samenvatting. Dat doen ze om een storing te onderzoeken of om je te helpen. In zo'n gesprek staat ook wat de assistent in je systemen opzocht en wat hij voor je schreef, zoals een concept.

Ze lezen gesprekken en vergaderingen ook om Motran te verbeteren: welke vragen er gesteld worden en waar de assistent tekortschiet.
Elk gesprek en elke vergadering die zij openen, wordt vastgelegd: wie en wanneer.
Je concepten, bestanden, pagina's en skills, en de gegevens in je systemen, zien zij alleen voor zover ze in een gesprek staan.