Skills delen
Deel een skill met bepaalde collega's of je hele bedrijf. Zij zetten hem zelf aan, alleen jij past hem aan.
Wie wat kan met een gedeelde skill
Een skill die je maakt, is eerst alleen van jou. Je kunt hem delen met bepaalde collega's of met iedereen in je bedrijf.
- Jij, de maker, bent de enige die de skill kan aanpassen, delen of verwijderen. Ook een beheerder kan dat niet.
- Je collega's kunnen de skill lezen en voor zichzelf aanzetten. Aanpassen kunnen ze niet.
- Pas jij de skill aan, dan volgt de assistent ook bij je collega's de nieuwe tekst.
Een gedeelde skill staat bij je collega uit tot die hem zelf aanzet. Zo bepaalt niemand anders hoe jouw assistent werkt.
Een skill delen
- Ga naar Skills en open het tabblad Mijn skills.
- Klik op de skill. Hij opent rechts.
- Klik op Delen. Op een breed scherm kun je ook in de kolom Gedeeld van de skill klikken.
- Kies wie de skill krijgt:
- Privé: alleen jij.
- Iedereen bij en de naam van je bedrijf: alle collega's, ook wie later begint.
- Bepaalde collega's: zoek op naam of e-mailadres en kies wie.
- Klik op Opslaan.
In de kolom Gedeeld zie je daarna met wie je de skill deelt, bijvoorbeeld "Iedereen" of "2 collega's".
Wat je collega ziet
Je collega vindt de skill op Skills onder Gedeeld met mij, met jouw naam erbij. Als die erop klikt, staat er dat alleen jij de skill kunt aanpassen. Met de schakelaar zet je collega hem aan.
Een template hoef je niet te delen. Die staat voor iedereen klaar.
Stoppen met delen
- Open de skill en klik op Delen.
- Kies Privé en klik op Opslaan.
Je collega's kunnen de skill dan niet meer lezen en de assistent gebruikt hem niet meer voor hen. Deel je hem later opnieuw, dan staat hij weer aan bij wie hem eerder aanzette.
Een skill verwijderen
- Open de skill en klik op de drie puntjes (Meer).
- Klik op Verwijderen en bevestig.
De assistent leest de skill dan niet meer. Collega's met wie je hem deelde, raken hem ook kwijt.
Let op: Gebruikt een collega je skill in een workflow, dan loopt die workflow vast zodra de skill weg is, niet meer gedeeld, of bij je collega uitstaat. Op Runs ziet je collega dan dat een skill ontbreekt.
Skills in een gedeelde workflow
Deel je een workflow die een skill gebruikt, dan gaat de skill niet vanzelf mee. Kan een collega de skill niet lezen, dan kan die de workflow niet aanzetten. Het venster om de workflow te delen waarschuwt je daarvoor. Deel de skill dan ook met die collega's, of vraag de maker van de skill dat te doen. Daarna zet je collega de skill zelf aan op Skills, en dan de workflow.
Deel je een project, dan krijgen je collega's de skills van het project in hun gesprekken in dat project. Daarvoor hoef je de skills niet apart te delen.
Werkt het niet?
- Je collega merkt niets van je skill. Die moet hem eerst zelf aanzetten op Skills.
- Je ziet geen knop Delen. Je kunt alleen je eigen skills delen. Een skill van een collega deelt die collega zelf.
- Je wilt een skill van een collega aanpassen. Dat kan alleen de maker. Vraag het die collega, of maak een eigen skill.