Excel, PDF en andere bestanden maken
Laat de assistent een Excel-bestand, PDF, CSV of tekstbestand maken dat je opent, downloadt en terugvindt in Documenten.
Wat kan het?
De assistent kan in de chat een bestand voor je maken dat je kunt openen, downloaden en delen. Handig voor een export uit je administratie, een offerte als PDF of een rekenblad dat je verder wilt gebruiken. Een gewoon antwoord blijft gewoon tekst in de chat. Een bestand maakt de assistent als je erom vraagt.
Welke bestanden?
| Soort | Wat erin kan |
|---|---|
| Excel (.xlsx) | Een of meer tabbladen met kolomkoppen, bedragen en aantallen waarmee Excel kan rekenen, formules, keuzelijsten en afbeeldingen. De kopregel krijgt de hoofdkleur van je huisstijl. |
| Een offerte, brief, verslag of overzicht. De assistent maakt hem als pagina in je huisstijl en zet die als PDF op A4 bij het antwoord, met tabellen, grafieken, afbeeldingen en het logo. In het gesprek zie je alleen de PDF; de pagina waar hij van gemaakt is, staat op Pagina's. | |
| Tekstbestand of CSV | Een tekst in Markdown, een CSV-bestand om in een ander systeem in te lezen, een gewoon tekstbestand (.txt) of een script, zoals Python of SQL. |
| PowerPoint (.pptx) | Een presentatie. Daar is een aparte pagina voor: Een presentatie maken. |
Een Word-bestand kan de assistent niet maken. Vraag in dat geval om een PDF, of om de tekst in de chat, die je dan zelf in Word plakt.
Een bestand laten maken
- Begin een gesprek of ga verder in een gesprek waarin de gegevens al staan.
- Zeg welk bestand je wilt en wat erin moet. Noem de soort: Excel, PDF of CSV.
- Verstuur je vraag. Het bestand staat daarna onder het antwoord.
Bijvoorbeeld:
- Zet alle openstaande facturen van Jansen Bouw in een Excel-bestand, met per factuur het bedrag en de vervaldatum, en een totaal onderaan.
- Maak van deze offerte een PDF in de huisstijl.
- Maak een CSV met de naam, het e-mailadres en de plaats van mijn klanten.
Klopt er iets niet, zeg dan in hetzelfde gesprek wat er anders moet. De assistent maakt dan een nieuw bestand. Het vorige blijft gewoon bestaan.
Tip: Een afbeelding uit het gesprek of het logo van je bedrijf kan in een PDF of Excel-bestand. Een afbeelding van internet kan niet.
Openen, downloaden en terugvinden
- Openen. Klik onder het antwoord op het bestand. Het opent rechts naast het gesprek. Een PDF zie je daar als document, een PowerPoint als dia's, een Excel- of CSV-bestand als tabel (met de achtergrondkleuren van de cellen) en een tekstbestand als tekst. De grafieken in een Excel-bestand staan onder de tabel van hun tabblad. Staafdiagrammen, lijndiagrammen, cirkeldiagrammen en spreidingsdiagrammen zie je daar ook; van een ander soort grafiek, zoals een combinatie van staven en een lijn, staat er een regel dat hij in het bestand staat. Kon een grafiek niet geladen worden, dan staat dat er ook. Een PDF zoom je in en uit met - en + onderaan, of met Ctrl (op een Mac Cmd) terwijl je scrolt; op een trackpad knijp je met twee vingers. Klik op het percentage om de pagina weer precies passend te maken. Met Vergroten (het pijltjesicoon naast het kruisje) neemt het bestand ook de plek van het gesprek in, met Verkleinen zie je het gesprek weer.
- Zelf cellen aanpassen. In een Excel-bestand van jezelf dubbelklik je op een cel (op een telefoon tik je er twee keer op), of je kiest de cel en begint te typen. Druk op Enter en klik op Opslaan. In een cel met een keuzelijst klik je op het pijltje en kies je een waarde; typ je iets wat niet in de lijst staat, dan krijg je een melding, net als in Excel. Het bestand zelf wordt aangepast, er komt geen kopie. Formules die de cel gebruiken, zoals een totaal, rekenen meteen mee, en een grafiek toont na Opslaan de nieuwe waarden; een enkele bijzondere formule pas als je het bestand in Excel opent. Een formule typ je zoals in een Nederlandse Excel, met een = ervoor:
=SOM(B2:B9)of=ALS(C2>100;"hoog";"laag"). De gewone rekenfuncties kunnen, zoals SOM, GEMIDDELDE, ALS, AANTAL.ALS, VERT.ZOEKEN, AFRONDEN en DATUM. Een functie die buiten het bestand kijkt, zoals WEBSERVICE, of een verwijzing naar een ander bestand kan niet; als je op Enter drukt, zie je meteen waarom en blijft de cel open. Een cel met een formule kies je en typ je over. Een beveiligd tabblad, een samengevoegde cel en een matrixformule pas je aan in Excel. Dit kan ook met een Excel-bestand dat je zelf hebt meegestuurd. De assistent ziet bij je volgende vraag dat je het bestand hebt aangepast. Een collega met wie je het deelt, ziet de nieuwe versie maar kan het niet aanpassen. - De assistent cellen laten aanpassen. Vraag het in het gesprek, bijvoorbeeld Zet er een kolom bij met de marge per regel en een totaal onderaan. Dat kan met een Excel-bestand dat je hebt meegestuurd, dat de assistent maakte of ophaalde uit Drive, OneDrive of je mail. De assistent zet de waarden en formules erin, en formules die een aangepaste cel gebruiken rekenen mee. Je krijgt het aangepaste bestand als nieuw bestand bij zijn antwoord, met dezelfde naam; het bestand dat je had, blijft zoals het was. Een beveiligd tabblad, een samengevoegde cel en een matrixformule past hij niet aan.
- Zelf tekst aanpassen. In een Markdown-bestand (.md) van jezelf klik je bovenaan op het potlood. Je past de tekst aan zoals in een tekstverwerker: met de knoppen maak je een kop, vette of schuine tekst, of een opsomming. Klik op Opslaan. Het bestand zelf wordt aangepast, er komt geen kopie. De assistent ziet bij je volgende vraag dat je het bestand hebt aangepast. Een collega met wie je het deelt, ziet de nieuwe versie maar kan het niet aanpassen. Wil je zien hoe het bestand is opgeslagen, met de tekens voor kopjes en vette tekst, kies dan Markdown boven de tekst.
- Downloaden. Klik bovenaan op het pijltje omlaag.
- Delen. Klik op Delen om een collega het bestand te laten bekijken en downloaden. Zie Documenten delen.
- Terugvinden. Alles wat de assistent voor je maakt, staat ook in Documenten. Met de filters Excel, PDF en Tekst vind je het snel terug.
Verwijder je later een gesprek, dan kun je kiezen of de bestanden uit dat gesprek ook weg moeten. Kies je dat niet, dan blijven ze in Documenten staan.
De huisstijl
Het logo, het lettertype en de kleuren stelt je beheerder in bij Beheer, op het tabblad Bedrijf, onder Huisstijl. Zie Bedrijfsprofiel en huisstijl.
Werkt het niet?
De assistent maakt geen bestand. Zeg met zoveel woorden dat je een bestand wilt, bijvoorbeeld als Excel-bestand. Gebeurt het dan nog niet, klik dan in het invoervak op Bronnen voor dit gesprek. Kijk of bij Maken de regel voor dat soort bestand aan staat.
Een formule geeft een foutmelding in Excel. Zeg in het gesprek welke cel niet klopt. De assistent ziet de uitkomst van elke formule en kan het bestand verbeteren.
De PDF heeft niet je eigen logo of kleuren. Dan is de huisstijl nog niet ingesteld. Vraag het je beheerder.
Er staat te veel op een pagina van de PDF, of een tabel is erg klein. Zeg wat er anders moet, bijvoorbeeld Laat de kolom Klantcode weg of Begin elke klant op een nieuwe pagina. De assistent past de pagina aan en maakt een nieuwe PDF.
Niet alle gegevens passen erin. Een Excel-tabblad kan tot 10.000 rijen en 100 kolommen hebben, en een bestand tot 10 tabbladen. Een lange lijst kost de assistent ook meer tijd. Lukt het niet in één keer, vraag dan om een selectie, bijvoorbeeld per jaar of per klant.